法人携帯でスマートフォンは必要か?~ビジネスにおけるスマホの活用術~

どうも、こんばんは。つぶまめです。

今回は、法人携帯でスマートフォンを使う必要があるのか、否かについてを記載していこうと思います。






いま、すでに働かれている方で、会社から携帯電話を支給されている方も多いと思います。

それほどに、携帯電話というものは世間に浸透しています。

 

その中で「仕事で使う携帯電話なんて通話が出来ればいいんじゃないの!?」という声が聞こえてきました。

確かに通話が出来れば、仕事をする上では全く困りません。むしろ、それだけあれば問題ないです。

 

…ですが!

更に営業効率を上げるためには「通話」だけでは足りないのです。

そこで今回は、ビジネスにおけるスマートフォンの活用術と銘打って、業務用携帯電話をスマートフォンにすることによるメリットを6つのケースに分けて記載していこうと思います。

 

スマホ導入によるメリット

ケース1:メール

 

  • イマまで:オフィスに戻らないと詳細なメールの閲覧が出来ず、レスポンスが悪かった
  • コレから:いつでもどこでもメールや添付ファイルの閲覧が可能となり、素早い対応が可能

 

この恩恵はビジネスにおいて大きいと思います。

ガラケー+PCを持ち歩く場合を想定すると、PCを開ける場所の確保をする必要があり、手軽にメールの確認が出来ません。

また、外でPCを使う場合には電波を掴むためにモバイルルーターを持ち歩く必要もあり、荷物がかさばります。

 

その為、スマートフォンに会社のメールアドレスを登録しておき、届いたメールはスマートフォンから閲覧することによって、業務上の連絡や、資料の確認が素早く行えるようになります。

また、スマートフォンであれば手軽に取り出せるので移動中でも対応が可能になります。

 

ケース2:通話

 

  • イマまで:移動中等で電話を取れない場合、返答するまでの時間のロスが発生していた
  • コレから:電話が出来ない場合でも、メール等で即座に対応することが可能

 

ガラケーの場合、メールを使う機能を外している場合も多いと思います。

その場合、ショートメッセージでのやり取りになりますが、長文を打つことには適していません。

その為、返答するまでの時間がロスとなり、相手を待たせるような形となってしまうことが多々あります。

 

その点、スマートフォンであれば、上記のように詳細なメール閲覧が可能なため、移動中であっても対応することが可能となります。

 

ケース3:スケジュール管理

 

  • イマまで:PCからしかスケジュールの閲覧、編集が出来ないため、社外だと面倒
  • コレから:顧客からのメール依頼を見て、その場でスケジュールを調整できるため、管理がしやすい

 

これは社内でスケジュール管理ソリューションを入れている場合は特に重要な項目になります。

基本的に、ガラケー+PCを持ち歩く方が多いと思いますが、PCの場合、起動するのに時間がかかり、すぐにスケジュールをチェックすることが出来ません。

そのため、そこから徐々に徐々に対応が遅れていき、最終的には定時に帰れない、といったことが起こり得るかと思います。

 

そういった点を回避する意味でも、スマートフォンから社内ソリューションにアクセスできるようにしておくと、簡単にスケジュール管理が出来て便利です。

実際に私の働いている会社でも、社内スケジュールシステムがあり、スマートフォンからチェックすることが可能になっています。

 

また、管理する側としても、誰がどこにいるのか、を常に管理することが出来るため、業務管理にも使えます。

 

ケース4:資料共有

 

  • イマまで:資料は社内のサーバーで共有しているため、会社に戻らないと確認が出来なかった
  • コレから:スマートフォンから会社のネットワークにアクセスして、いつでも資料の確認が可能

 

今までは、社内の資料については事前に準備して紙ベースで持ち運ぶことが基本だったかと思います。

そのため、緊急に必要になった資料があったとしても、その場ではどうすることも出来ず、対応が遅くなってしまう場面がありました。

 

そんなときも、スマートフォンがあれば社内のネットワークに直接アクセスし、サーバーに保存してあるようなデータを閲覧することも可能です。

また、その気になれば資料の修正を行うことも可能です。

タブレットであれば、資料を「作る」ことも可能だと思われます。

 

ケース5:ナレッジシェア

 

  • イマまで:定例会議で資料を作って逐一報告するため、時間がかかっていた
  • コレから:気になるニュースやコラム、資料をリアルタイムで共有できる

 

皆さんのプライベート用の携帯電話で「LINE」を使っている方が多いと思います。

スマートフォンであれば、LINEを使っても良いですし、それ専用のソリューション(=アプリ)を入れて、社内で共有することも出来ます。

資料であれば、即座に社員に展開することが可能で、落とし込みにも便利です。

また、出張の多い方や外回りの多い営業の方の場合、孤独感を味わう場面も見受けられます。

そんな時に、社内の仲間とつながっていることで、そういった不安からも解放されます。

 

ケース6:ネット回線

 

  • イマまで:モバイルルーターでPCをネット接続、ガラケーも持つので荷物が多くなる
  • コレから:テザリングのできるスマートフォンでモバイルルーターがいらない!荷物が軽い!

 

テザリング、というのはスマートフォンがモバイルルーターの役割を果たす機能のことで、それにつなぐことでPC等がネットに接続できるようになります。

スマートフォンが一台あれば、モバイルルーターを持ち歩く必要もありません。

なんなら、PCを持ち歩く必要もないので、荷物が非常に軽くなります。

そのため、主に営業の方向けではありますが、疲労軽減につながり、業務向上につながります。

 

要するに「スキマ時間」を埋められる!

 

スマートフォンを導入することで、資料の確認やお客様対応等のレスポンスが非常に早くなります。

それはなぜかというと、移動中の「スキマ時間」を有効に活用できるようになるためです。

電車内でPCを開いて作業している方もいらっしゃいますが、混んでいたり、座れなかったり、ほんの少しの移動時間の場合だとPCを開くことはありませんよね。

そういった場面においても、スマートフォンであれば気軽に取り出せて、且つ起動もすぐなので、わずかな時間があれば素早い対応が可能となります。

 

それにより、

 

  1. 商談数を増やすことが可能=業績向上につながる
  2. 残業が減る=コストの削減につながる

 

といった、思いもよらない箇所での効果が表れます。

もちろん初期導入に関しては費用がかかるため、踏み切れない気持ちもわからないではないですが、

そう言った方は数年先のことまで考えてみると、導入効果がより鮮明にイメージできると思います。

わからないことがあれば、お問い合わせフォームよりご連絡ください^^

 

スマホ導入時の懸念点

 

  1. セキュリティ面(不正アクセス)
  2. ウィルス感染
  3. 端末紛失→情報漏洩
  4. 端末代金の高さ
  5. 月々の利用料金の高さ

 

スマートフォンを業務に活用する、という場合に浮かび上がってくる懸念点ベスト5が上記の5つです。

 

端末代金の高さ、月々の利用料期の高さ、に関しては代理店の法人部門を上手く使って、

法人限定の特別施策を用いることで、「端末代金実質負担0円・格安料金プラン」での運用も可能です。

特に2月、3月は携帯電話業界における「繁忙期」でもあるので、キャリアもとんでもない格安料金プランを提示してくれることもままあります。

そのため、導入を検討する場合は、まずはショップに見積もり依頼を出すのが最も賢いやり方だと思います。

 

セキュリティ面やウィルス感染といった項目に関しては、『MDM』というシステムを使うことで予防できます。

『MDM』についてはまた別の機会にまとめますが、これを導入することによって、携帯電話の一元管理も可能となります。

 

また、スマートフォンだと「動画」「アプリ」といった娯楽系のサービスも気軽に使えるため、仕事中にそれらを使わせたくないということで導入しない経営者の方も多いようです。

ですが、ご安心下さい。

『MDM』を使うことによって、特定のURLにしかアクセスできないようにしたり、動画やカメラといったアプリを削除することも可能です。

ですので、安心してお使いいただければと思います。

 

まとめ

 

ビジネスにおけるスマートフォンの導入、ということでまとめてみました。

結論としては、スマートフォン=ちっさいPCだと思っていただければ簡単にイメージが出来るのかなと思います。

気軽に取り出せ、簡単に起動し、いつでもどこでも業務の対応が出来る、ということで「スキマ時間」を有効に使えます。

それによって、客先訪問件数が上がる・残業が減る、といった、会社にとっても嬉しい効果が表れ始めます。

もちろんガラケーで通話のみで使うやり方も良いとは思いますので、スマートフォンが正解とは言えません。

ですが、実際に業績が向上したという事例もありますので、これを機に導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

 

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それでは、今回はここまで。





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